Να είστε συγκεκριμένοι, περιγραφικοί και όχι επικριτικοί
Να είστε συγκεκριμένοι και σαφείς σχετικά με την αλλαγή που νομίζετε ότι το άτομο πρέπει να κάνει ή την ικανότητα που νομίζετε ότι πρέπει να αναπτύξει. Ρωτήστε τον εαυτό σας: «Τι παρατήρησα που με κάνει να θέλω να παρέχω ανατροφοδότηση;» Ποιες είναι οι δεξιότητες και οι ικανότητες που πρέπει να αναπτύξει αυτό το άτομο για να βοηθήσει την ομάδα μας να επιτύχει τα αποτελέσματά της;» Εάν κάποιο από τα δεδομένα σας προέρχεται από άλλους, πρέπει να πάρετε πολύ συγκεκριμένα παραδείγματα από τις πηγές ανατροφοδότησής σας. Επιλέξτε μόνο ένα ή δύο παραδείγματα και δηλώστε τα με ουδέτερο και μη επικριτικό τρόπο. Θυμηθείτε ότι το να είμαστε συγκεκριμένοι, περιγραφικοί και μη επικριτικοί, είναι ο βασικός παράγοντας διαφοροποίησης του coaching με την άσκηση κριτικής.
Να είστε συγκεκριμένοι, περιγραφικοί και όχι επικριτικοί
Να είστε συγκεκριμένοι και σαφείς σχετικά με την αλλαγή που νομίζετε ότι το άτομο πρέπει να κάνει ή την ικανότητα που νομίζετε ότι πρέπει να αναπτύξει. Ρωτήστε τον εαυτό σας: «Τι παρατήρησα που με κάνει να θέλω να παρέχω ανατροφοδότηση;» Ποιες είναι οι δεξιότητες και οι ικανότητες που πρέπει να αναπτύξει αυτό το άτομο για να βοηθήσει την ομάδα μας να επιτύχει τα αποτελέσματά της;» Εάν κάποιο από τα δεδομένα σας προέρχεται από άλλους, πρέπει να πάρετε πολύ συγκεκριμένα παραδείγματα από τις πηγές ανατροφοδότησής σας. Επιλέξτε μόνο ένα ή δύο παραδείγματα και δηλώστε τα με ουδέτερο και μη επικριτικό τρόπο. Θυμηθείτε ότι το να είμαστε συγκεκριμένοι, περιγραφικοί και μη επικριτικοί, είναι ο βασικός παράγοντας διαφοροποίησης του coaching με την άσκηση κριτικής.
Να εστιάζετε στο μέλλον
Το να υπεραναλύετε τα ελλιπή σημεία που επέδειξε στις επιδόσεις του ένας εργαζόμενος μπορεί να είναι αποθαρρυντικό, οπότε προχωρήστε και επικεντρωθείτε στο πώς μπορεί να βελτιωθεί στο μέλλον. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως «Αυτό που μπορείς να δοκιμάσεις την επόμενη φορά είναι…» και «Στην επόμενη συνάντησή μας με τον πελάτη, δοκίμασε…» Αυτή η προσέγγιση θα δώσει στον εργαζόμενο μια μεγαλύτερη αίσθηση ελέγχου των αποτελεσμάτων.
Δεσμεύστε το άλλο άτομο
Η δική σας ανατροφοδότηση αποτελεί μόνο τη μισή εξίσωση. Η άλλη μισή είναι η δεκτικότητα, η κατανόηση, καθώς και η επιθυμία και η ικανότητα του εργαζόμενού σας να δράσει. Η παροχή ανατροφοδότησης δεν είναι μονόδρομη. Πρόκειται για μια συζήτηση, ένα διάλογο στον οποίο εκφράζετε την οπτική σας και στη συνέχεια επιτρέπετε στο άλλο πρόσωπο να αντιδράσει, να την αμφισβητήσει και να τη συζητήσει. Ιδιαίτερα εάν υπάρχει κάποια αντίσταση στην ανατροφοδότηση, φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο ακούγοντας το άτομο, προσπαθώντας να καταλάβετε την άποψή του και να φτάσετε σε κοινή συμφωνία.
Οι άνθρωποι συχνά χρειάζονται χρόνο για να επεξεργαστούν αυτό που άκουσαν προκειμένου να αποδεχτούν την ανατροφοδότηση και να προβούν σε αλλαγές. Αντί να προσπαθήσετε να «πείσετε» κάποιον για κάτι, είναι καλύτερο να παρέχετε και να συζητήσετε την ανατροφοδότηση, να του δώσετε χρόνο να το σκεφτεί και εάν χρειαστεί, να συναντηθείτε ξανά για να μιλήσετε περαιτέρω.
Μην υποτιμάτε ή υπερβάλλετε
Σε μια προσπάθεια να αποφευχθεί η αντιμετώπιση δύσκολων περιπτώσεων, οι ηγέτες μερικές φορές αποφεύγουν ή κάνουν πολύ λίγα σε σχέση με την ανατροφοδότηση που πρέπει να παρέχουν. Κατά συνέπεια, ο εργαζόμενος δεν λαμβάνει τις απαραίτητες πληροφορίες και δεν αναπτύσσεται.
Σε άλλες περιπτώσεις, οι ηγέτες υπερβάλλουν σε αυτά που λένε για να εξασφαλίσουν ότι έχει αντίκτυπο στον εργαζόμενο ή επειδή έχουν καθυστερήσει υπερβολικά και αισθάνονται πολλή ένταση και άγχος σχετικά με την περίπτωση. Το αποτέλεσμα είναι ότι ο εργαζόμενος μπορεί να αισθάνεται ότι δέχεται επίθεση και να αντιδράσει συναισθηματικά. Πριν δώσετε οποιαδήποτε αναπτυξιακή ανατροφοδότηση, διερευνήστε τα κίνητρά σας και βεβαιωθείτε ότι η πραγματική πρόθεσή σας είναι να παρέχετε πληροφορίες που θα βοηθήσουν τους εργαζόμενους να μάθουν πράγματα για τον εαυτό τους και πώς θα μπορέσουν να είναι πιο επιτυχημένοι